Muita empresa continua com um contador que não atende bem só por medo de que a troca dê trabalho ou gere multa. Na prática, a mudança é um procedimento comum, e o novo escritório faz quase tudo.
Sinais de que é hora de trocar
- As guias chegam em cima do vencimento ou depois dele.
- Você não recebe balancete, DRE ou qualquer relatório para entender os números.
- Ninguém nunca revisou o seu regime tributário.
- As mensagens demoram dias para ter resposta.
- Aparecem notificações da Receita, do Estado ou da Prefeitura que ninguém explicou.
Passo a passo da troca
- Escolha o novo escritório e peça a proposta. Informe regime, faturamento, número de funcionários e volume de notas.
- Defina a data de corte. O mais comum é a troca valer a partir do primeiro dia de um mês, para que cada escritório fique responsável por competências fechadas.
- Comunique o contador atual. O aviso deve ser formal, por e-mail ou carta, respeitando o prazo previsto no contrato.
- Autorize o novo escritório. Você assina uma autorização e o novo contador pede diretamente ao anterior os documentos e as informações.
- Transfira as procurações. Revogue as procurações eletrônicas do escritório anterior no e-CAC e nos portais do Estado e da Prefeitura, e cadastre as do novo.
Documentos que devem ser entregues
- Contrato social e alterações
- Balancetes, livros Diário e Razão e balanços dos últimos anos
- Recibos das declarações entregues (DCTF, ECD, ECF, DEFIS, SPED)
- Folha de pagamento, eSocial e documentos dos funcionários
- Parcelamentos em andamento e senhas de acesso aos portais
O que o novo contador deve conferir
Antes de assumir, o novo escritório levanta a situação fiscal da empresa: débitos, declarações em falta, certidões e parcelamentos. Assim fica claro o que era responsabilidade de quem, e eventuais pendências são tratadas desde o início.
A troca atrasa as obrigações?
Não precisa atrasar. Com a data de corte bem definida, o contador anterior fecha as competências até essa data e o novo assume dali em diante. O cliente continua recebendo as guias normalmente.
Na Auccon, a migração é feita por nós: você assina a autorização e nós cuidamos do contato com o escritório anterior.